MentorIA

Workstation FP&A: manual do usuário

Para gestores, controllers e responsáveis de área. Versão 1.6.0, outubro de 2026.

  1. Acesso e papéis
  2. Seletor de empresa
  3. Painel e memorial de cálculo
  4. Perguntar aos dados
  5. Importar dados
  6. Caixa e competência
  7. Plano de contas e mapeamento
  8. Demonstrativos
  9. Amarrações
  10. Budget, Actual e Forecast
  11. Premissas do planejamento (Budget e Rolling Forecast)
  12. Contas a receber, a pagar e aging
  13. Conciliação
  14. Simulador de Cenários de Caixa
  15. KPIs e construtor de indicadores
  16. Alertas
  17. Contratos
  18. Parâmetros
  19. Administração
  20. Rateios
  21. Qualidade dos dados
  22. Cenários SaaS
  23. Fechamento do mês (board)
  24. Pessoas: painel e colaboradores
  25. Departamento pessoal
  26. Recursos humanos
  27. Contábil: regime tributário
  28. Módulos contratados
  29. Perguntas frequentes

1. Acesso e papéis

Entre pelo link que a MentorIA enviou (ele mostra a logo da sua empresa) com o seu e-mail e a sua senha. Cada pessoa vê só o que o papel dela permite, e essa regra fica no banco de dados, não só na tela.

Primeiro acesso e senha. Quem é convidado recebe um e-mail; o link abre a tela Crie a sua senha (pelo menos 10 caracteres) e, ao salvar, já entra na ferramenta. Esqueceu a senha? Na tela de login, clique em Esqueci minha senha, informe o e-mail e use o link que chega (veja também a caixa de spam). Cada link vale por tempo limitado e só uma vez; se vencer, a própria tela permite pedir outro.

PapelO que vêO que faz
AdministradorTudo da empresaUsuários, áreas e logo
ControllerTudo da empresa; em Pessoas, só o custo de pessoal agregado por área (sem salário individual)Importa e mapeia dados, abre o budget e o Rolling Forecast, aprova ou devolve envios, trava e reabre o budget, grava as premissas da empresa (capex e prazos), cria indicadores e contratos, simula contratações e salva a simulação do regime tributário
Gestor de área (responsável de área)Só as próprias áreasDigita as premissas das próprias áreas na grade, envia o budget para aprovação, atualiza o Rolling Forecast e os cenários Otimista e Pessimista todo mês, acompanha orçado x realizado da área. Em Pessoas, vê só a equipe das próprias áreas, sem remuneração e sem saúde
RHSó a seção Pessoas (as telas financeiras e orçamentárias, o botão "Perguntar aos dados" e os alertas ficam ocultos)Cadastra e edita tudo de pessoas: colaboradores, remuneração, férias, afastamentos e ASO, folha, ponto, acordos coletivos, processos, cargos, currículos, PDI e comunicados. O sino mostra os prazos de pessoas
LeitorTudo da empresa, menos Pessoas (o Contábil ele consulta e simula, sem salvar)Só consulta: abre painéis, demonstrativos, caixa, KPIs, contratos, rateios, orçamento e Qualidade dos dados. Não importa, não mapeia, não aprova nem edita, e não vê o botão de sair da empresa de demonstração

2. Seletor de empresa

No topo aparece a empresa ativa, com a logo. Os números de uma tela são sempre de uma empresa só; trocar no seletor recarrega tudo. Na lateral escura, logo abaixo da marca da MentorIA, aparecem a logomarca e o nome do cliente em destaque (e o nome também no título da aba do navegador), para você ter certeza de qual cliente está aberto. Se o cliente não tiver logo, a lateral avisa; envie em Administração (PNG, JPG ou SVG, até 500 KB). Logos feitas para fundo escuro ou claro são reconhecidas e ganham o fundo certo. A empresa Bela Vista Confecções é fictícia, serve para demonstração e mostra a faixa "Dados fictícios de demonstração". Para deixar de vê-la, vá em Administração e clique em Sair da empresa de demonstração.

3. Painel e memorial de cálculo

O Painel mostra os indicadores escolhidos (em KPIs) para o período escolhido em De e Até (os dois meses podem estar em anos diferentes), e o gráfico mensal de receita, custos e caixa. Todo cartão tem o botão Como foi calculado, que abre o memorial:

De quando são os dados. No topo do Painel, um quadro mostra duas coisas: a última importação do OMIE (data e hora, quem importou, o tipo de relatório, o período, o número de registros e o arquivo; quando houver integração pela API, aparece como "sincronização") e a última conciliação guardada (data e hora, quem fez, as bases, o mês e quantas pendências ficaram). O quadro fica amarelo quando falta uma das duas, quando sobrou pendência ou quando a informação tem mais de 35 dias. Sem importação do OMIE, mostra a última importação de qualquer tipo.

é sempre o saldo de bancos, caixa e aplicações de resgate imediato no fim do período, com a data-base e a data do último lançamento importado. Depois dessa data, o número não reflete o que aconteceu.

  1. a fórmula em português;
  2. de onde veio cada número (contas, período, regime, ou quem digitou e quando);
  3. a conta feita com os números reais, passo a passo;
  4. o resultado e uma leitura em linguagem simples;
  5. as regras usadas (saldo médio ou final, base de dias), com botões para copiar e imprimir.

Painel P&L. Logo abaixo do Painel no menu. Mostra receita, lucro bruto, EBITDA e resultado com margem e variação, a ponte do EBITDA (o que explica a variação do EBITDA contra o comparativo escolhido, passo a passo: receita líquida, custos, despesas comerciais, administrativas e tributárias), a cascata da receita ao resultado (em tamanho grande), uma tabela de para onde vai cada R$ 100,00 de receita líquida, o P&L resumido com análise vertical e as maiores contas de custo e despesa. Passe o mouse em cada barra da ponte e da cascata, ou em cada linha da tabela de destino da receita, para ver uma dica com as 5 maiores contas (na ponte, as 5 que mais variaram; contra o budget não há dica por conta, porque o budget não é por conta). A ponte exige um comparativo: com "Sem comparação" aparece só um aviso. Escolha a fonte (contábil ou gerencial, em competência ou caixa) e compare com o período anterior, o mesmo período do ano anterior ou o budget.

Os prazos médios aparecem com o nome em português e a sigla em inglês entre parênteses: PMR (DSO), PME (DIO), PMP (DPO), ciclo operacional e ciclo financeiro (CCC).

4. Perguntar aos dados

Clique em Perguntar aos dados no topo e escreva, por exemplo: "quanto tenho vencido de clientes?", "quanto paguei de juros em 2025?", "qual o meu PMR?", "quem são os maiores fornecedores?". A tela mostra só os cartões, o gráfico e a tabela ligados à pergunta, e o link para a tela completa. A primeira linha diz como a pergunta foi entendida; confira sempre.

5. Importar dados

  1. Vá em Importar dados, escolha o layout (ou deixe "Detectar automaticamente") e arraste o arquivo.
  2. Confira a prévia: quantidade lida, período, avisos e linhas ignoradas.
  3. Clique em Gravar na empresa. O arquivo original fica guardado e a importação entra na trilha de auditoria.
ArquivoDe onde tirarAlimenta
OMIE, Contas por PeríodoOMIE: Finanças, Relatórios, Contas por Período, exportar em ExcelDRE gerencial, DFC direto, contas a receber e a pagar, aging, conciliação, KPIs
Balancete mensalContador (uma aba por mês, ou um arquivo por mês com o mês informado)BP, DRE contábil, DFC indireto, DMPL, prazos médios
RazãoContador (lista ou relatório impresso em blocos por conta, com "Conta:", "SALDO ANTERIOR" e "Total da conta:")DFC direto contábil, detalhe de entradas e saídas, conferência com o balancete. Sem balancete, marque "Também gerar os saldos mensais" na prévia: a ferramenta monta o balancete do razão e liberam-se BP, DRE contábil e DFC indireto. O encerramento do exercício ("ZERAMENTO EM 31/12") é ignorado para o resultado de dezembro não zerar.
Planos de contasContador (contábil) e ERP (gerencial)De-para em Plano de contas e mapeamento
Extrato bancárioBanco (planilha ou OFX)Conciliação
Base de faturamentoERP, sistema de cobrança (billing) ou CRM: uma linha por nota, pedido ou item vendido, com data, produto (ou plano, serviço), quantidade e receita; família, unidade, desconto, devolução, canal, região e cliente são opcionaisPreço, volume e mix (PxVxM) e a conferência da base com a receita contábil. Produto que ainda não existe no cadastro entra como item novo, para o controller confirmar a família e a conta de receita. Reimportar um mês substitui o mês inteiro

Na base do OMIE, as linhas marcadas como "Orçado" são separadas do realizado e podem virar o Budget (uma versão travada por ano). A prévia também mostra "O que mudou": contas, categorias, departamentos e contas correntes novos, e possíveis renomeações. Balancete só com saldo acumulado também serve: o movimento de cada mês é calculado como saldo do mês menos saldo do mês anterior, e a tela avisa. Para outro ERP ou banco, escolha "Outro ERP: títulos" ou "Outro banco: extrato" e diga qual coluna é cada campo; o mapa fica salvo para os próximos arquivos.

6. Caixa e competência

Cada título do ERP é gravado uma vez, com as duas datas. O regime é escolhido na consulta:

CompetênciaCaixa
DataEmissão (ou competência, se a exportação tiver)Pagamento ou recebimento
ValorValor da contaPago ou recebido
Serve paraDRE gerencial, Budget x Actual, margens, CACDFC direto, caixa, conciliação, simulador

Juros, multa e desconto entram no mês do pagamento, em resultado financeiro. Imposto retido não some: a diferença entre valor da conta e valor pago fica registrada. Pagamento parcial deixa o restante em aberto. Transferência entre contas correntes não entra na DRE. Título sem data de emissão usa o vencimento, e a tela informa quantos.

7. Plano de contas e mapeamento

Na aba Contas contábeis, cada conta recebe a linha do BP ou da DRE, o papel na DFC (caixa, contas a receber, fornecedores, empréstimos, capital e outros) e a linha do DFC direto. Na aba Categorias do ERP, cada categoria recebe a linha da DRE e da DFC e, se quiser, a conta contábil correspondente (a ferramenta sugere pela semelhança do nome). A sugestão automática já vem preenchida; o que você muda fica marcado como "confirmado". O que ficar sem linha aparece em "Não classificado", nunca some.

Exportar e importar. Os botões Exportar CSV e Exportar Excel baixam o plano com o mapeamento de cada conta (o Excel traz listas de opções nas colunas amarelas). Altere na planilha e use Importar alterações: a ferramenta mostra conta por conta o que muda antes de gravar. Célula vazia mantém o que está; "(sem linha)" limpa o campo. Caixa no BP e caixa na DFC andam juntos: marcar um acerta o outro.

8. Demonstrativos

Cartões no topo. BP, DFC e DRE abrem com cartões dos números principais (ativo, passivo exigível, PL, endividamento, liquidez e imobilização do PL; FCO, variação da NCG, CAPEX, pós-CAPEX, financiamento e saldo final; ROL, lucro bruto, margem de contribuição, EBITDA, resultado e ponto de equilíbrio). Cada cartão mostra a variação contra o mesmo período do ano anterior, em verde quando melhora e em vermelho quando piora, e, na DFC e na DRE, o mês de maior valor. Margem de contribuição e ponto de equilíbrio aparecem como estimativa enquanto as despesas não estiverem marcadas como fixas ou variáveis.

Todas exportam CSV (abre direto no Excel) e têm versão para impressão.

9. Amarrações

No topo de cada demonstrativo, o selo verde ("7 de 7 amarrações conferem") ou vermelho ("1 diferença") resume as conferências entre as demonstrações. A tela Amarrações mostra as 12, mês a mês, com o valor de cada lado e a origem:

As amarrações 3, 5 e 7 passaram a conferir de verdade: a 3 compara o lucro da DRE com a soma do movimento de todas as contas de resultado (pega conta mapeada para uma linha que não soma); a 5 compara o saldo de caixa da DFC com a linha Caixa e equivalentes do BP (pega conta com papel Caixa e linha diferente no BP); a 7 confere que a coluna de resultado da DMPL não tem destinação fora da virada do exercício.

  1. balancete fecha (débitos = créditos);
  2. BP fecha (ativo = passivo + PL);
  3. lucro da DRE = primeira linha da DFC indireto;
  4. variação de caixa da DFC = variação das contas de caixa do BP;
  5. saldos inicial e final da DFC = caixa do BP;
  6. caixa operacional do método direto = do indireto;
  7. lucro da DRE = resultado na DMPL;
  8. saldo final da DMPL = PL do BP;
  9. saldo final de cada conta = saldo inicial do mês seguinte;
  10. movimento do razão = movimento do balancete;
  11. nada em "Não classificado";
  12. caixa do ERP x caixa da contabilidade (não bloqueia; diferenças de data são normais).

Diferença não trava a ferramenta: aparece com o valor, e os indicadores do mês avisam.

10. Budget, Actual e Forecast

Escolha o ano, o Budget, a área, a visão (mês, acumulado ou ano) e o regime. A tabela mostra, por linha da DRE, Budget, Actual, a variação em reais e em percentual, o Forecast do ano e a variação do Forecast contra o Budget. O Forecast do ano é o realizado até o último mês fechado mais o Rolling Forecast nos meses que faltam (veja a seção 11). Variação positiva é sempre favorável (mais receita ou menos custo) e fica em verde. Acima da tabela, o cartão "O que variou acima do esperado" lista as contas que passaram dos limites de percentual e de valor (padrão 10% e R$ 1.000, ajustáveis ali), com texto curto como "Despesa X: R$ 30 mil acima do orçado (+30%)". Clique em uma linha para abrir as contas. Na chave Caixa, o Actual vem do regime de caixa dos títulos e Budget e Forecast são deslocados pelos prazos médios (receitas pelo PMR, custos pelo PMP). O responsável de área vê só as próprias áreas.

Receita: preço, volume e mix (PxVxM)

A ponte em cascata explica a diferença entre a receita do Budget e a do Actual (ou do Forecast) em três efeitos que somam exatamente a variação, ao centavo:

O mix só é calculado entre itens com a mesma unidade de volume (a família): somar peças com horas não faz sentido. O quadro Família e item abre cada efeito item por item, com volume e preço orçados e realizados. Item vendido sem orçamento aparece como item novo e não gera efeito preço. Quando a base de faturamento não bate com a receita da DRE, a diferença aparece na linha Não explicado, para a ponte terminar sempre no número da DRE. As causas mais comuns aparecem na tela (corte de competência, devoluções lançadas em datas diferentes, receita diferida, impostos tratados de forma diferente). A mesma conferência entra na prontidão do Fechamento do mês.

Exemplo da demonstração Bela Vista em 2025: Budget de R$ 26,68 milhões, Actual de R$ 27,16 milhões. Volume +R$ 986,2 mil (vendeu mais peças), Mix −R$ 309,4 mil (na linha casual, mais camisetas, que são baratas, e menos calças; na linha social, o contrário: mais blazers, o que compensou uma parte) e Preço −R$ 193,8 mil (a calça jeans, o blazer e o vestido infantil saíram abaixo do preço orçado). Na linha de cada item, o mix mostra quanto ele vendeu além ou aquém da sua parte no mix orçado, vezes a distância do seu preço ao preço médio da família; a soma dos itens é o mix da família.

Para a ponte existir, a receita precisa ter sido orçada pelo método Itens (volume × preço) em Premissas e o realizado precisa estar na base de faturamento (importada em Importar dados ou digitada na grade, no mês fechado). Sem isso, a tela explica o que falta. Abaixo da ponte da receita ficam a ponte do CPV (volume e taxa: quanto o custo variou pela receita e quanto pela mudança do percentual de custo) e a do EBITDA (receita, CPV e despesas).

Forecast e Rolling Forecast. A tela própria mostra o Rolling Forecast dos 12 meses seguintes ao último realizado, por linha da DRE, no cenário escolhido (Base, Otimista ou Pessimista), com a receita líquida e o EBITDA previstos; o quadro dos três cenários lado a lado, com a distância entre o Otimista e o Pessimista; as quatro comparações do ano (Actual x Budget, Forecast x Budget, Forecast x ano anterior e Actual x Forecast anterior); e a Qualidade da previsão, que compara o realizado com a última foto do Rolling. A foto é tirada sozinha quando o controller marca o fechamento do mês como revisado; o controller também pode tirá-la em Premissas, no botão Fotografar agora.

Orçamento por área. Tela própria, no grupo Planejamento, para responder "quanto temos para gastar". A coluna "% usado" tem semáforo: verde abaixo de 80%, amarelo de 80% até menos de 100%, vermelho a partir de 100% (orçamento estourado). Ao abrir uma área, as categorias aparecem nas mesmas colunas da tabela, cada uma com o próprio semáforo e a própria sobra (orçado − usado − comprometido); o que foi usado em uma categoria sem orçamento aparece em vermelho como "sem orçado". Para cada área mostra o orçado do ano, o usado até o mês de corte (títulos a pagar por competência, pagos ou não), o comprometido (títulos já lançados no ERP para os meses seguintes mais as reservas) e o disponível no ano (orçado − usado − comprometido), além do disponível mês a mês depois do corte. Clique em uma área para ver as categorias. A chave "Gasto livre" tira folha e encargos (reconhecidos pelo nome da categoria). Os departamentos do ERP precisam estar ligados às áreas em Administração; o que não estiver ligado aparece em "Sem área". Só entra o orçamento aprovado da versão escolhida.

Reservas. Contratos e pedidos já combinados que ainda não viraram título no ERP (por exemplo, uma agência ou uma pesquisa) são cadastrados em "Nova reserva", com área, valor total, mês da primeira parcela e em quantos meses dividir. Eles entram no comprometido até serem marcados como "Já lançada no ERP" (para não contar duas vezes) ou cancelados. Só o controller e o admin cadastram.

11. Premissas do planejamento (Budget e Rolling Forecast)

Desde a versão 1.6.0, o planejamento é digitado direto na tela Premissas, no grupo Planejamento. O template em Excel e o envio de arquivo saíram. Há dois planos:

PlanoPara que serveComo funciona
Budget do anoO compromisso do ano, aprovado e travadoCada área digita e envia; o controller aprova ou devolve; com todas as áreas aprovadas, o controller trava. Travado, só o controller reabre.
Rolling ForecastA melhor previsão dos próximos 12 meses, atualizada todo mêsUm só por empresa, sempre aberto. A janela anda sozinha: começa no mês seguinte ao último realizado. O que a área grava entra direto no consolidado, sem aprovação (fica na auditoria).

Como digitar

  1. No topo, escolha o Plano (Budget de um ano ou Rolling Forecast) e a Área. Aparecem as contas da área, agrupadas pela linha da DRE, com 12 colunas de mês, o total e o realizado do ano anterior como referência.
  2. Cada conta tem um método, já sugerido pelo perfil da empresa. Troque se fizer sentido:
    MétodoO que se digita por mêsExemplos
    ValorO valor em reaisDespesas sem um motor físico
    Itens (volume × preço)Por produto, plano ou serviço: volume e preço líquido; custo unitário opcionalIndústria, distribuidor, varejo, planos de SaaS. É o método que liga o PxVxM
    Fatores multiplicadosDe 2 a 5 fatores, com unidadeSessões × conversão × ticket; consultores × horas × ocupação × preço da hora
    Base recorrente (clientes)Clientes no início (só no 1º mês), novos, churn, ticket mensal e expansãoSaaS, BPO, escolas, academias
    Percentual de outra linhaO percentual, sobre a receita bruta, a receita líquida, outra conta ou um itemImpostos, comissões, frete, taxa de cartão
    Quadro de pessoalPessoas, salário médio e encargos; mês e percentual do dissídio em AjustarFolha de qualquer área
    Contrato com reajusteO valor mensal só quando mudar; índice e mês de aniversário em AjustarAluguel, licenças, serviços contratados
    Crescimento sobre o mês anteriorO percentual ao mêsLinhas que só acompanham a tendência
    Total do período com sazonalidadeO peso de cada mês (somam 100%); o total do ano em AjustarAgro, varejo, educação
    CaptaçõesNúmero de captações, valor médio e probabilidadeONG: doações, parcerias e editais
    Não se aplicaNada; o motivo vai em AjustarConta que a área não orça (ex.: aluguel não rateado para o departamento)
  3. Digite um mês e use a seta da linha: ela repete nos meses seguintes o último valor que você digitou naquela linha (ex.: preço novo a partir de julho). O botão % repete com um crescimento ao mês. Percentuais são digitados direto (10 = 10%). Reais entram com a máscara de milhar e centavos; percentuais e quantidades também têm máscara. Colar um valor pronto funciona.
  4. No método Itens, use + Item para cadastrar um produto, plano ou serviço novo, com a família (itens com a mesma unidade) e a unidade de volume.
  5. Tudo é gravado sozinho; o rodapé mostra "Salvo às" e a DRE da área recalculada.

Budget: envio, aprovação e trava

  1. Controller: clique em Abrir budget, informe o ano, o prazo para as áreas, as áreas participantes e de onde partir: o Rolling Forecast (nos meses do ano que ele já cobre), o realizado do ano anterior mês a mês ou a grade vazia.
  2. Gestor de área: digite as premissas e clique em Enviar para aprovação. Variações fortes contra o ano anterior e contas zeradas que tinham histórico geram alerta para o controller conferir, sem impedir o envio. Depois de aprovada, a área não edita mais; para mudar, o controller devolve.
  3. Controller: aprove ou devolva com o motivo (a área lê o texto). Devolvida, a área corrige e clica em Reenviar para aprovação. Só as áreas aprovadas entram no consolidado.
  4. Com todas as áreas aprovadas, o controller clica em Travar budget. Travado, ninguém edita, nem na tela nem direto no banco.
  5. Precisa mudar? O controller clica em Reabrir budget, escreve o motivo e escolhe as áreas que voltam para edição. O motivo fica na auditoria.

Rolling Forecast e cenários

  1. Na primeira vez, o controller clica em Criar o Rolling Forecast. Ele parte da previsão que já existe (forecast do ano, budget ou, na falta dos dois, a média dos 3 últimos meses realizados).
  2. Todo mês, cada gestor atualiza os meses futuros das próprias áreas. Os três últimos meses fechados aparecem em cinza, só para leitura, com o realizado. Quando a janela anda, o mês novo herda o método e os números do mesmo mês do ano anterior (ou do último mês digitado).
  3. No alternador Cenário, escolha Otimista ou Pessimista: cada campo vira um ajuste em percentual sobre o Base, mês a mês (0% = igual ao Base). Ex.: no item Plano Pro, Pessimista, volume −10% a partir de janeiro e preço 0%. O menor ajuste aceito é −100%, que zera o campo; abaixo disso a grade recusa e avisa. Comissões e impostos calculados como percentual da receita acompanham a receita do cenário sozinhos.
  4. Só no Rolling, o controller grava as Premissas da empresa: capex do mês e prazos médios de recebimento e de pagamento, que alimentam o fluxo de caixa livre da tela Forecast e Rolling Forecast.
  5. Empresa sem sistema de faturamento: nos meses fechados, cada item do método Itens tem as linhas de volume realizado e receita líquida realizada, para digitar o realizado e ter o PxVxM. Mês que veio da importação não aceita digitação (corrija na origem e importe de novo).

12. Contas a receber, a pagar e aging

Escolha a data de referência (ela fica guardada: ao trocar de tela, Contas a receber, Contas a pagar e Aging continuam na última data consultada; o botão Hoje ao lado do campo volta para o dia de hoje; em Contas a receber, Contas a pagar e Aging, o botão Vencido mostra só o que está vencido na data de referência (no Aging, a coluna "A vencer" sai e os totais ficam só com o vencido) (clique de novo para voltar a todos). A coluna Atraso (hoje) conta os dias de atraso até a data de hoje (hoje menos o vencimento) e não muda com a data de referência; a faixa e o filtro Vencido seguem a data de referência) e filtre por cliente ou fornecedor, categoria, departamento, conta corrente e faixa. O saldo em aberto já desconta o que foi pago e os abatimentos. O Aging traz dois relatórios, Contas a receber (CAR) e Contas a pagar (CAP): uma linha por cliente ou fornecedor, com o saldo em aberto nas faixas A vencer, 0-30, 30-60, 60-90, 90-120 e +120 dias de atraso, e o Total. Na visão recolhida aparece só a linha de cada um; clique no nome (ou em "Expandir tudo") para abrir os títulos que formam o saldo, cada um na sua faixa, e em "Recolher tudo" para voltar. O total é o mesmo nas duas visões e fecha com as telas de contas a receber e a pagar. Há busca por nome e exportação em CSV.

13. Conciliação

Escolha a base A (razão contábil da conta bancária ou títulos pagos no ERP), a base B (extrato), o mês, a tolerância (padrão R$ 0,01) e a janela de datas. Cada linha indica se o documento é um recebimento (entrada) ou um pagamento (saída). A ferramenta cruza primeiro pelo documento e depois por valor e data próxima, e mostra o que confere, o que tem valor diferente e o que falta de cada lado, com a diferença total explicada. Ao terminar, clique em Guardar resultado: a data e a hora, quem conciliou, as bases, o mês e o número de pendências ficam registrados e aparecem no topo do Painel (“Última conciliação”), em amarelo quando ficou pendência ou quando a última tem mais de 35 dias.

14. Simulador de Cenários de Caixa

Clique em Usar os dados da empresa para preencher as premissas com os últimos 3 meses (receita, custo, despesas, PMR, PME, PMP, caixa, serviço da dívida e investimentos). Depois veja o diagnóstico, escolha estratégias e acompanhe o caixa dos próximos 12 meses contra o caixa mínimo. Os cenários ficam salvos na empresa e exportam CSV e JSON.

15. KPIs e construtor de indicadores

Pacote por perfil. No topo da tela há o cartão "Pacote de KPIs por perfil": escolha SaaS, Startup, Indústria, Comércio, E-commerce, ONG (modelo Escola da Nuvem), Serviços profissionais ou Educação e clique em Aplicar ao painel. O cartão mostra quais indicadores entram, quais saem sozinhos da DRE, do balanço e do caixa e quais dados precisam ser digitados mês a mês. Indicadores criados pela empresa ficam guardados fora do painel e metas já definidas são mantidas. As metas dos pacotes são referências de mercado: ajuste à realidade do cliente. Margem de contribuição e ponto de equilíbrio são estimativas (custo dos produtos como variável, despesas operacionais como fixas). A lista de indicadores abaixo mostra só os do perfil do cliente (o pacote aplicado ou o sugerido pelo perfil da empresa), mais os que já estão no painel e os criados pela empresa. O link "Mostrar também os de outros perfis" abre a lista completa, e "Mostrar só o perfil do cliente" volta. O indicador "Execução do orçamento de custos e despesas" é do tipo "quanto menor, melhor": a meta (por exemplo 100%) é um limite, e o cartão mostra "dentro do limite" ou "acima do limite". Ele também tem uma faixa mínima de 70% a partir de setembro: se o realizado estiver abaixo disso, o cartão fica em alerta, porque há risco de não executar o orçamento até o fim do ano.

Biblioteca ampliada. Entraram liquidez geral e seca, giro do ativo, grau de imobilização, imobilização do PL, participação de capital próprio e de terceiros, ROA, ROE e as despesas sobre a receita líquida (fixas; com e sem despesas financeiras), todos com memorial de cálculo. O pacote "Análise financeira" reúne esses indicadores, e o Perguntar aos dados responde por eles (ex.: "qual o ROE?").

Marque os indicadores que aparecem no Painel e defina metas. Para criar um indicador, clique em Criar indicador, escreva a fórmula com nomes de variáveis (ex.: gasto_mkt / clientes_novos) e diga de onde vem cada variável: uma linha da DRE, contas contábeis, categorias do ERP, outro indicador ou valor digitado mês a mês. A prévia mostra o resultado e a conta. Os valores digitados (ex.: clientes novos) ficam em "Números digitados mês a mês", com autor e data no memorial.

16. Alertas

O sino no topo conta os alertas novos. Regras padrão (ajustáveis em Parâmetros): fôlego de caixa abaixo de 6 meses (amarelo) ou 3 meses (vermelho); queima do mês 20% acima da média; caixa real ou projetado abaixo do mínimo; PMR subindo por 3 meses; ciclo financeiro 10 dias maior que o do trimestre anterior; amarração com diferença; contratos vencendo, com aviso prévio aberto ou com risco alto. Cada alerta pode ser marcado como visto ou resolvido, com registro de quem e quando.

17. Contratos

Cadastre contraparte, tipo, área, vigência, renovação automática, aviso prévio, índice e data-base de reajuste, valor mensal, gestor dono, riscos (baixo, médio, alto), pontos de atenção e o PDF assinado. A situação é calculada sozinha: vigente, vence em até 90, 60 ou 30 dias, prazo de aviso prévio aberto ou vencido.

18. Parâmetros

Políticas da DFC (juros pagos, juros recebidos e dividendos), tolerância das amarrações, saldo médio ou final nos prazos, base de dias (corridos ou 30 por mês), caixa mínimo, limite de crédito, escopo e média da queima de caixa, limites dos alertas, saldo inicial de cada conta corrente e a base do orçamento (contas contábeis ou categorias do ERP).

Saldo inicial do caixa. Em "Contas correntes", digite o saldo de cada conta no fim do dia da data informada (para partir de 01/01/2026, use o saldo de 31/12/2025). Só entram os movimentos dos títulos depois dessa data, e a data preenchida em uma conta vale para as contas sem data. Sem nenhuma data, entram todos os títulos importados. A DFC direta avisa onde os saldos começam e não mostra saldo nos meses anteriores.

19. Administração

Adicione usuários pelo e-mail, com papel (Controller, Gestor de área, RH, Leitor ou Administrador) e áreas; cadastre as áreas (contas e departamentos do ERP de cada uma); envie a logo da empresa e copie o link de acesso com a marca; consulte a trilha de auditoria. O cartão Backup dos dados da empresa tem dois botões: Baixar backup (controller e administrador) gera um arquivo .json com tudo o que a ferramenta guarda da empresa (importações, plano de contas, orçamento, parâmetros, regras de rateio, reservas, contratos, indicadores e auditoria; não inclui usuários, senhas, logo nem as planilhas originais), e Restaurar de um arquivo (só administrador) substitui todos os dados atuais pelos do arquivo, depois de mostrar o resumo e pedir confirmação, com a opção de baixar antes um backup dos dados atuais. No modo local os dados ficam só no navegador do computador: baixe o backup com frequência. O mesmo arquivo serve para migrar dados do modo local para o publicado (a ferramenta avisa quando o backup é de outra empresa).

20. Rateios

O menu Dados > Rateios mostra as notas que o ERP dividiu em mais de uma categoria, departamento ou projeto. O rateio é feito no ERP: cada parte chega como uma linha com o valor já rateado, e a ferramenta reúne as partes da mesma nota (mesmo fornecedor ou cliente, documento e vencimento). Notas sem número de documento só entram quando a observação cita "rateio".

21. Qualidade dos dados

Menu Dados, Qualidade dos dados. É a central de pendências: depois de cada importação, mostra o que veio do ERP e da contabilidade e pode distorcer a DRE, a DFC e o Budget x Actual. Só consulta: quem corrige é o ERP, e depois se importa de novo.

Diferença entre DFC e BP. Quando a DFC não fecha com o caixa do BP e há razão importado, o alerta traz a tabela Lançamentos e contas que podem explicar a diferença: contas que parecem banco mas não estão como caixa, movimentos sem caixa em contas de investimento, financiamento ou patrimônio líquido e saídas de caixa sem contrapartida. As linhas com o mesmo valor da diferença ficam destacadas. Confira antes de acionar o contador: muitas vezes é mapeamento, não erro de lançamento.

Categoria provisória. Na pendência "Títulos sem categoria", o controller pode clicar em Categorizar temporariamente: escolhe a categoria e escreve o motivo, que fica na auditoria. O título entra na DRE por essa categoria só enquanto continuar sem categoria no ERP, e segue listado em "Títulos com categoria provisória" até a correção. "Ver e desfazer provisórias" volta atrás. A ligação é pelo título (tipo, cliente ou fornecedor, documento, valor e datas), então a provisória vale mesmo se o ERP exportar as linhas em outra ordem.

Cada pendência mostra a quantidade de títulos, o valor em R$, exemplos e o que fazer. O botão Exportar CSV traz a lista completa, um título por linha, para mandar ao cliente corrigir. As conferências contábeis são as 12 amarrações da seção 9, repetidas aqui no mesmo lugar. O controller, o administrador e o leitor veem esta tela.

22. Cenários SaaS

Menu Planejamento, Cenários SaaS. Aparece para empresas de software por assinatura (perfil SaaS ou categorias de receita marcadas como recorrentes). Responde perguntas de decisão com uma projeção de 24 meses, mês a mês, em que a DRE, a DFC e o balanço são calculados juntos. Nenhuma conta de ajuste fecha o balanço.

A demonstração Órbita Software de Gestão (fictícia) tem dez/2024 a set/2026 de títulos, balancete, budget 2026 e uso de tokens, todos nascidos das mesmas transações: as 12 amarrações conferem.

23. Fechamento do mês (board)

Menu Caixa e relatórios, Fechamento do mês (board). Monta o pacote do mês fechado para o conselho ou a diretoria e baixa em HTML (um arquivo, pronto para imprimir ou enviar) e em PowerPoint (slides 16:9 com tabelas e gráficos editáveis). Os números vêm do sistema; só os textos são do controller.

24. Pessoas: painel e colaboradores

O Workstation é a camada de controle e análise de pessoas, não o sistema de folha: a folha do contador é a fonte dos valores e é importada e conferida aqui; o Workstation é a fonte dos prazos, dos vínculos e da análise. Simuladores e passivos são estimativas para planejar e orçar.

25. Departamento pessoal

26. Recursos humanos

27. Contábil: regime tributário

Menu Contábil, Regime tributário. Compara o Simples Nacional, o Lucro Presumido e o Lucro Real para a empresa, com os números dos últimos 12 meses, e indica o regime de menor custo total. É análise para levar ao contador: a decisão final de regime é dele.

28. Módulos contratados

Cada empresa vê só os módulos da assinatura dela. Em Administração, Módulos contratados, o administrador da plataforma (MentorIA) marca um pacote como ponto de partida (Essencial, Profissional, Completo, Só Pessoas, Só Contábil) e ajusta item a item: Painel executivo, Demonstrativos, Qualidade dos dados, Caixa, Planejamento, Fechamento do mês, KPIs, Contratos, Cenários SaaS, Perguntar aos dados, Departamento pessoal, Recursos humanos e Contábil. A base (Alertas, Importar dados, Plano de contas, Parâmetros e Administração) vem sempre. Os demais usuários veem o que está contratado, sem poder mudar. Empresa sem assinatura gravada vê todos os módulos; empresa nova começa no Essencial. Nas tabelas de Pessoas e de Contábil, o próprio banco confere o módulo: desligado, nem a API devolve os dados.

29. Perguntas frequentes

Os meus dados ficam com quem? No banco da sua empresa na plataforma (Supabase, região São Paulo), isolados das demais empresas por regra do próprio banco. Só entram pessoas cadastradas pelo administrador.

Por que a DRE do ERP é diferente da contábil? Veja a tela Gerencial x Contábil: ela mostra a diferença por linha e o motivo.

Uma amarração ficou vermelha. E agora? Abra a tela Amarrações, veja o mês, o valor e a origem. Na maioria das vezes é um balancete de outro mês, uma conta sem mapeamento ou um lançamento que está no balancete e não no razão.

Posso usar os números em relatório para o banco ou o conselho? Sim, com o memorial de cálculo. Confira sempre as amarrações do período antes.

Dúvidas: fale com a MentorIA pelo e-mail informado no contrato.